Contrairement à ce que pourrait faire penser sa dénomination, le contrôleur de gestion n’a pas pour vocation à seulement contrôler la gestion d’une entreprise en aval. Le contrôleur de gestion vient plutôt en amont des décisions des managers afin d’émettre des recommandations après avoir analysé les indicateurs de performance clés. Après la prise de décision, il surveille de près les résultats qu’il mesure et analyse afin de recommander des actions correctives si nécessaire. Lors de ces exercices, il utilise plusieurs outils de contrôle de gestion.
A quoi sert un outil de contrôle de gestion ?
Pour effectuer son travail, un contrôleur de gestion s’appuie sur des données et des informations agrégées de l’entreprise. Les outils de contrôle de gestion servent à collecter et traiter, parfois même à analyser ces données et informations. Ces outils peuvent être classés en 3 catégories :
- Les outils de planification et de prévision.
- Les outils de pilotage pour évaluer et analyser les résultats.
- Les outils de communication.
- Les outils de planification et de prévision
Ils sont utilisés dans les cas de projet de création d’entreprise, mais également dans une entreprise existante pour aider à élaborer des plans d’actions en anticipation d’un futur changement ou pour faire face à des problèmes rencontrés. Ces outils permettent au contrôleur de gestion d’analyser l’évolution de l’entreprise dans un futur proche ou lointain afin de recommander au manager les leviers pertinents à activer pour atteindre les objectifs en termes de performance. Ces outils collectent et traitent les données historiques pour anticiper la demande future afin d’adapter la production, élaborer les budgets et planifier les actions stratégiques.
Les outils de pilotage
La comptabilité générale
Toute entreprise a l’obligation d’enregistrer ses transactions en tenant une comptabilité générale. Sans permettre d’identifier les coûts et performances des produits ou services, elle fournit au contrôleur de gestion une vue globale des résultats de l’entreprise, de la situation de son patrimoine et des flux de trésorerie entrants et sortants. C’est une source d’informations fiable, notamment après audit, qui fournit certains indicateurs de performances tels que les marges et certains ratios permettant de comparer l’entreprise à ses pairs. Pour des fins de contrôle de gestion, la comptabilité générale est utile mais pas suffisante. La comptabilité analytique s’avère plus adaptée.
La comptabilité analytique
Sans être obligatoire, la comptabilité analytique est un outil très précieux voire indispensable pour le contrôle de gestion. Elle porte un regard plus précis et plus détaillé sur les performances de l’entreprise que celui de la comptabilité générale. En effet, la comptabilité analytique permet de déterminer les performances, les marges et les coûts liés à chaque activité ou chaque catégorie de produits. Elle apporte également un soutien dans l’évaluation et la gestion des stocks. Il existe plusieurs méthodes utilisées en comptabilité analytique pour calculer les coûts :
- La méthode des coûts complets.
- La méthode des coûts partiels
- Le direct costing
- Le target costing
- La méthode ABC (Activity-Based Costing).
Le contrôle budgétaire
Le contrôle budgétaire consiste à calculer des écarts en comparant périodiquement les données prévues et les données réalisées. L’existence d’écarts défavorables suggère au contrôleur de gestion la recommandation d’actions correctives. Les écarts constatés mettent en valeur, surtout lorsqu’ils sont significatifs, des prévisions surestimées ou des difficultés rencontrées pour atteindre les objectifs préalablement fixés. Il revient aux responsables des départements où les écarts ont été constatés de les analyser et les expliquer afin de détecter les véritables causes.
Les outils de communication
Le reporting
Il consiste à rendre compte aux décisionnaires de l’activité, de ses résultats et performances dans un format spécifique. Le reporting permet aux managers de prendre connaissance de façon globale et brute des performances d’un produit, d’une activité, d’un département ou de l’entreprise. Il existe plusieurs types de reporting :
- Le reporting financier pour communiquer de l’état de la trésorerie et des résultats financiers
- Le reporting commercial qui rend compte des performances des commerciaux
- Le reporting d’activité
- Le reporting RH pour communiquer sur les salaires, les chiffres du recrutement, les absences…
Le tableau de bord
Cet outil est très utilisé en entreprise du fait de son importance et de sa simplicité. Ce tableau affiche des indicateurs clés de performance et aide les managers à prendre des décisions stratégiques efficaces. C’est donc à la fois un outil de communication et de pilotage. Il synthétise les dysfonctionnements et les performances de l’entreprise, de ses produits/services et de ses activités.
Les outils du contrôle de gestion sont nombreux et doivent être utilisés avec pertinence, selon la situation, le secteur d’activité et l’objectif recherché. Par ailleurs, il est préférable de ne pas se limiter qu’à un seul outil.
