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Pourquoi votre entreprise a besoin d’un plan de gestion du changement

Par Erin Hueffner, Responsable du marketing contenu, @erinhueffner

Publiées 2 Juin 2020
Dernière modification 29 Juillet 2020

Le changement peut être anxiogène. Nous traversons une pandémie mondiale, SpaceX lance de nouvelles fusées et les scientifiques sont parvenus à créer des mini-cerveaux à partir de cellules souches. Nous avons tendance à préférer ce que nous connaissons, comme nos vieilles chaussettes si confortables ou le goût familier du gâteau au chocolat de maman, car cela nous rassure. Alors, même quand le changement va dans le bon sens, il déclenche souvent peur et réticence. Et dans le monde des entreprises, les leaders doivent comprendre que l’aspect humain du changement peut affecter les résultats.

Les gens ne laissent pas leurs émotions sur le pas de la porte quand ils vont travailler. Pour une entreprise florissante, il est donc essentiel d’aider vos employés à s’adapter au changement. La gestion du changement peut vous aider à faciliter l’implémentation d’une nouvelle technologie, le passage à une nouvelle stratégie ou encore un changement organisationnel.

Qu’est-ce que la gestion du changement ?

La gestion du changement fait référence au processus, aux techniques de communication et aux outils utilisés pour gérer l’aspect humain du changement afin d’atteindre un résultat commercial. « Cela nous aide à gérer l’aspect humain du changement et contribue à faire perdurer le changement », a déclaré Rachel Breitbach, conseillère principale en changement agile, gestion de programmes et stratégie organisationnelle chez FarWell. « C’est une stratégie qui met l’accent sur les êtres humains, en se penchant sur la façon dont ils réagissent aux obstacles et en les aidant à adopter le changement et à avancer. »

Quels types de changements bénéficient d’un processus de gestion du changement ?

Pour faire court, tous les changements en bénéficient. « Il peut s’agir d’un changement de vie, d’un changement de processus au sein de votre organisation qui n’a rien à voir avec la technologie, a expliqué Breitbach. Il peut s’agir d’un changement de technologie ou de structure organisationnelle, comme un changement de rôle ou de responsable. Il peut s’agir de la fusion de deux entreprises et de la façon d’intégrer les deux cultures... les politiques... les processus commerciaux... Il peut s’agir de tout cela. »

Pourquoi la stratégie de gestion du changement est-elle importante ?

Nous vivons une époque de changement incessant. Pour survivre, les entreprises doivent gérer des changements complexes très rapidement. D’après les études de Prosci, entreprise de gestion du changement, la mise en place d’un plan de gestion du changement accroît les chances de réussite. Même quand ils sont conformes aux exigences techniques, vos changements organisationnels risquent d’échouer. Vous pouvez avoir le nouveau processus commercial le plus génial qui soit ou une nouvelle technologie brillante et ne pas obtenir les résultats escomptés. Le succès dépend des gens qui acceptent ces changements (ou de ceux que ces changements contrarient) dans leur travail quotidien. Mais attention, ce n’est pas parce que les gens acceptent les changements qu’ils sont satisfaits. « Accepter les changements ne veut pas nécessairement dire les apprécier, a déclaré Dana Otto, responsable principale de la gestion du changement chez Zendesk. Cela veut simplement dire que les gens acceptent d’essayer. »

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Comment les entreprises peuvent se préparer à une gestion du changement fructueuse

Si un changement vaut la peine, il vaut aussi la peine de prendre le temps de le déployer correctement. Voici quelques conseils pour créer un plan de gestion du changement :

Définissez le changement

Qu’est-ce que votre entreprise essaie de changer exactement ? Quelle est la situation actuelle et à quelle forme prendrait le succès ? Quelles initiatives votre entreprise pourrait-elle adopter si le changement se produisait ? Les réponses à ces questions sont essentielles pour que tous partagent le même objectif.

Définissez des références

Si vous vous lancez dans le changement tête la première sans mesurer la situation actuelle, vos employés risquent de penser que tout allait bien dans le meilleur des mondes. Ainsi, si votre plan ne fonctionne pas parfaitement après le changement, ils risquent de vouloir revenir aux anciennes pratiques. Ce genre de réticence peut venir à bout des meilleurs plans. Prenez quelques mesures avant d’entamer un changement organisationnel : elles vous aideront à prouver la valeur de votre plan plus tard. « Comme ça, vous pouvez argumenter en montrant par exemple le nombre d’erreurs commises avec l’ancienne méthode et la réduction desdites erreurs avec la nouvelle méthode », a expliqué Breitbach.

Identifiez les membres de votre équipe de gestion du changement

Qui sont les promoteurs et les parties prenantes ? Qui doit être impliqué dans le plan du changement ? Attention, ce groupe peut et doit inclure des employés de l’ensemble de l’organisation, pas seulement des cadres de direction. Ces employés peuvent jouer le rôle d’agents du changement et vous aider à faire avancer votre projet.

Plan de communication

« Il est crucial de communiquer avec les groupes affectés par le plan du changement, a expliqué Otto. Créez un plan de communication pour tenir les employés et les parties prenantes au courant de l’évolution du plan... et n’oubliez pas que cette communication n’est pas unidirectionnelle. » Vous devez vous assurer de la présence d’une boucle de commentaires continue pendant tout le processus et via les différents canaux de communication : selon la complexité du changement organisationnel, cela peut inclure des débats ouverts, des réunions d’équipes, des e-mails des cadres supérieurs, des mises à jour du chef de projet ou des sondages éclairs. Soyez aussi honnête et ouvert que possible, mais faites attention de ne pas partager trop d’informations, surtout avant que la direction ne soit parvenue à une décision. En effet, si vous changez d’avis, vos employés risquent d’être déstabilisés.

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En quoi consiste un plan de gestion du changement ?

Une fois que vous avez jeté les bases, vous devez aider chaque employé à gérer le changement.

Formation des employés

Le changement est synonyme de nouvelles compétences, vous allez donc devoir former vos employés. Assurez-vous que les personnes concernées par le changement ont la formation, les compétences et l’assistance nécessaires pour réussir. Une bonne communication est essentielle car la formation est au cœur de tout bon plan de gestion du changement, mais faites attention de ne pas aller trop vite. La formation doit avoir lieu une fois que les personnes affectées ont conscience de ce qui les attend... sinon, vous risquez la confusion et même l’échec de votre plan.

Formation à la gestion du changement pour les responsables

Les responsables et les superviseurs jouent un rôle clé dans la gestion du changement car ils ont de l’influence sur les employés. Si les responsables ne s’impliquent pas, les membres de leurs équipes ne s’impliqueront pas non plus. « Ne prenez jamais vos responsables ou vos cadres par surprise, a expliqué Breitbach. Ils doivent être impliqués dès le départ pour pouvoir vous aider à communiquer avec leurs équipes. »

Gestion des réticences

Le changement n’est pas chose facile et il est normal que les employés et les cadres aient des réticences. Votre équipe de gestion du changement doit comprendre quels sont les obstacles pour les éliminer. Vous serez peut-être surpris par ce que vous apprendrez... parfois, il n’y a aucune contrariété dans vos rangs. Ou vos employés ont peur de quelque chose qui ne se produira pas et c’est pour cela qu’ils font de la résistance. « Ne supposez jamais connaître les sentiments des gens au sujet d’un changement, a expliqué Otto. La plus grosse erreur, à mon avis, est quand les leaders évitent d’en discuter, puis prennent des décisions fondées sur des suppositions erronées. »

Reconnaissance et célébration du succès

Une gestion du changement réussie dépend de beaucoup de personnes et leur demande beaucoup de travail. N’oubliez pas d’inclure une célébration dans votre plan pour marquer le lancement des nouvelles initiatives, ainsi que les réussites à court et long terme. Les réussites doivent être capturées, catégorisées et communiquées précocement et souvent pour assurer le suivi des progrès et motiver votre équipe.

Le changement est bien réel

La transformation peut faire peur car c’est un saut dans l’inconnu. Il est essentiel de prendre en compte l’aspect humain du changement, que ce soit dans un contexte personnel ou professionnel. Tout le monde réagit différemment au changement et il ne se produit pas du jour au lendemain. Mais un monde sans changement est un monde sans progrès.

Les attentes des employés évoluent avec les attentes des clients. En savoir plus.