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Pourquoi installer un chatbot pour vos événements?

Publié 30 septembre 2021
Dernière mise à jour 30 septembre 2021

L'industrie de l'événementiel est en pleine mutation, et il est plus important que jamais d'innover pour s'assurer de répondre aux nouveaux challenges de l’industrie.

Pour les organisateurs d’événements comme les festivals et les conférences, les nouvelles technologies sont des outils précieux leur permettant de recueillir des informations sur les comportements et habitudes de leurs participants, et ainsi d'améliorer leurs prestations d’années en années.

Parmi ces outils, les solutions basées sur l'intelligence artificielle (IA) et les chatbots prennent de plus en plus d’ampleur. Ils simplifient les processus, rationalisent les besoins, et permettent au visiteur de profiter d’une expérience plus claire, simplifiée et agréable.

Un chatbot IA aide les participants à obtenir des informations concernant l'événement qui les intéresse par texte, à tout moment, n'importe où, sans qu’ils aient à télécharger une nouvelle application. Dans cet article, nous vous expliquons les avantages de déployer cette technologie pour vos événements.

Pourquoi utiliser un chatbot IA pour votre événement

Le chatbot intelligent améliore considérablement la façon dont les organisateurs d'événements s'adressent à leurs participants. Ils peuvent désormais utiliser la technologie de l'IA pour générer davantage d’intéractions automatiques.

Les chatbots sont utilisés pour mener des conversations avec :

  • les visiteurs d’un site de vente de billets;
  • les conférenciers et les participants d’une rencontre;
  • les utilisateurs d'applications événementielles;
  • Les utilisateurs de canaux de communication spécifiques à un événement.

Les chatbots peuvent répondre aux questions des participants qui restent souvent sans réponse. En effet, les organisateurs d’événements ne disposent pas tous d’un helpdesk pouvant enseigner en direct les participants. Souvent, les organisateurs d’événements rédigent de simples posts sur les réseaux sociaux pour informer leur communauté mais restent dans l’incapacité d’offrir une expérience personnalisée à chacun d’entre eux, ce qui peut générer énormément de frustration.

Durant la pandémie de la COVID-19, de nombreux événements ont été annulés et nombreux étaient les participants qui souhaitaient se faire rembourser. Selon une étude, plus de la moitié des américains (54%) ont perdu de l'argent et ne savaient pas comment se faire rembourser leurs billets.

En effet, les événements comme les concerts ou les grandes rencontres sportives sont parfois réservés plusieurs mois à l'avance. Et devant l’absence de canal de discussion direct, nombreux sont ceux qui ont renoncé à obtenir un remboursement ou des informations sur un éventuel report de l’événement.

Avec le changement de paradigme entraîné par la crise sanitaire, rester en contact avec les participants et fournir les informations demandées est devenu une nécessité. Les chatbots peuvent fonctionner en tandem avec des applications de messagerie tierces que les utilisateurs utilisent déjà, et ne nécessitent ni extension application supplémentaires.

Ainsi, ils sont faciles à déployer sur plusieurs plateformes, mais ils permettent également à votre agence d'événementiel d'économiser des ressources habituellement dévolues aux requêtes fréquentes, et ainsi de vous concentrer sur d'autres domaines tels que la planification d'événements.

Les avantages d’utiliser un chatbot dans l'événementiel

Organiser des événements multilingues

S'il y a une chose qu’un chatbot IA sait bien faire, c'est supprimer les barrières linguistiques. Si vous organisez un événement international, le chatbot peut traduire avec précision les requêtes, ainsi que le contenu et toute autre communication.

Les chatbots peuvent ainsi répondre à des questions formulées en plusieurs langues, et guider les participants tout au long du parcours d'achat de leurs billets. Voici quelques questions qui peuvent être traités par un chatbot :

  • Comment louer un stand dans l'exposition ?
  • Où puis-je acheter les billets ?
  • Qui sera le prochain conférencier d'honneur?
  • Où puis-je garer ma voiture ?
  • Quelle sera l'heure de l'événement?
  • Où sont les toilettes ?
  • Quel est le mot de passe Wi-Fi ?
  • Collecter les données de vos participants

Répondre à des milliers de participants peut être un véritable défi pour les bénévoles qui restent souvent inondés de questions et de sollicitations.

Utiliser un chatbot pour votre événement permet également un apprentissage en profondeur et une collecte d’information plus détaillée sur vos participants qui vous permettront d’améliorer et de personnaliser vos événements futurs.

Mieux gérer les réservations et les inscriptions

Les chatbots éliminent le besoin de remplir des formulaires fastidieux et remplacent cela par une conversation engageante qui améliore l’expérience client.

Avec des options de paiement intégrées aux chatbots, l'utilisateur peut facilement réserver ses billets directement via le bot. L'intégration de la réservation de billets dans l’interface conversationnelle augmente les chances de conclure la vente, et diminue ainsi les risques de pertes de clients.

Stimuler les ventes durant les E-convention

Les chatbots peuvent également être utilisés pour promouvoir des marchandises ou un programme de fidélité lors de votre événement en facilitant l'achat de produits dérivés. Si votre événement dispose d’un grand nombre de followers sur Facebook, un bot peut être utilisé pour les inciter à acheter des produits populaires directement via Messenger.

Si votre site web n'est pas optimisé pour le e-commerce, les participants auront en effet du mal à conclure la transaction. Selon un rapport de Point Source Global, 34% des clients sur internet dépensent plus lorsque les chatbots sont impliqués dans l’entonnoir de vente. Un chatbot simplifie le parcours de vente et aide les participants à effectuer un achat directement via l'interface conversationnelle.

Améliorer le processus de planification d'événements

Selon le magazine Forbes, le coordinateur événementiel a été désigné comme métier le plus stressant en 2017. Le chatbot IA peut les aider à gagner des heures, voire des jours, en automatisant certains processus et en collectant des données complexes auprès des participants.

Les chatbots peuvent également envoyer des rappels aux participants concernant les sessions qui les intéressent ou auxquelles ils prévoient de participer. Cela simplifie non seulement la tâche aux participants, mais évite également à votre coordinateur d’avoir à les rappeler individuellement.
Conclusion

Intégrer un chatbot à votre prochain événement vous aidera à passer à l’étape supérieure de personnalisation. En utilisant les chatbots, vos participants bénéficieront d'un meilleur service client et augmenteront potentiellement leur engagement, et vous économiserez en ressources.

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