Logiciel de portail des employés

Donner aux employés les bons outils pour accomplir des tâches par eux-mêmes peut améliorer l’expérience collaborateur et stimuler la culture sur le lieu de travail. Selon le Zendesk Customer Trends Report 2023, 28 % des agents déclarent qu’un manque d’informations en ligne crée un manque de self-service qui peut frustrer les utilisateurs. Avec le logiciel de portail des employés, vous pouvez faciliter l’accès des employés aux informations importantes relatives aux ressources humaines ou à l’emploi, rapidement et en un seul endroit sécurisé.

Ce guide détaille le meilleur logiciel de portail des employés, les principales fonctionnalités et les avantages que vous devez prendre en compte lorsque vous choisissez le bon logiciel pour votre entreprise. Mais d’abord, parlons de la définition du logiciel de portail des employés et des principaux concurrents.

Plus d’informations dans ces guides :

• Qu’est-ce qu’un logiciel de portail des employés
• Tableau comparatif des logiciels de portail des employés
• Les 10 meilleures solutions de portail des employés
• Fonctionnalités des logiciels de portail des employés
• Avantages des logiciels de portail des employés
• Comment choisir la bonne solution de portail des employés
• Questions fréquentes

Le logiciel de portail des collaborateurs est une application web qui permet aux employés d’accéder aux informations, outils et ressources internes. Également connu sous le nom de portail en self-service pour les collaborateurs, ce hub centralisé rationalise le partage des connaissances et permet aux employés de gérer les tâches liées aux RH et à l’emploi.

Le tableau de logiciels du portail des collaborateurs présente les principales informations à prendre en compte pour choisir le bon logiciel pour votre entreprise.

h2 : Les 10 meilleures solutions de portail collaborateur

Intéressons-nous maintenant au meilleur logiciel de portail collaborateur.

1. Zendesk

Le logiciel de portail des employés de Zendesk offre aux employés un accès sécurisé à toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit. La solution permet aux employés d’accéder à des informations clés, telles que la paie et les avantages sociaux, les horaires et la présence, les outils de collaboration et les capacités de partage des connaissances. La plateforme offre également aux employés des options en self-service afin qu’ils puissent gérer les tâches liées aux RH et au travail de manière autonome.

Notre portail dispose de fonctionnalités basées sur l’IA telles que des bots avancés et l’IA générative, permettant aux entreprises d’automatiser et de rationaliser les workflows et de réduire les tâches répétitives. Grâce à l’IA générative, les entreprises peuvent accélérer la création de contenu et actualiser les articles du centre d’aide.

La base de connaissances de Zendesk permet aux employés de partager du contenu et de collaborer avec les membres de l’équipe. Elle comprend également l’accès à un logiciel en self-service, une foire aux questions, des documents, des informations sur la formation et l’intégration, des détails sur les produits, des politiques d’entreprise, un logiciel de service aux employés et bien plus. Le logiciel dispose d’un moteur de recherche puissant optimisé pour permettre aux employés de rechercher des mots-clés, mais aussi de filtrer et de trier pour obtenir les meilleurs résultats.

Fonctionnalités :

• Partage des connaissances
• Outils de collaboration
• Recherche
• Analyses
• Workflows
• IA générative
• Portail de self-service

Tarifs :

• Suite Team : 55 $ par agent/mois
• Suite Growth : 89 $ par agent/mois
• Suite Professional : 115 $ par agent/mois
• Suite Enterprise : Contactez notre équipe commerciale
• Suite Enterprise Plus : Contactez notre équipe commerciale

  *Les formules sont facturées annuellement

Essai gratuit :

14 jours

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2. Workvivo

Workvivo est un logiciel de portail des employés récemment acquis par Zoom. Il offre des outils de communication et d’engagement des employés qui centralisent la messagerie, les documents et les informations importantes en un seul endroit. Ses fonctionnalités comprennent les flux d’actualités, les annonces du personnel, les récompenses et la reconnaissances des employés, ainsi que des outils de réseautage social. De plus, les groupes communautaires de l’application pour employés facilitent le partage des connaissances entre les utilisateurs.

Le logiciel offre un intranet social où les employés peuvent partager des informations, communiquer les dernières actualités et collaborer. Workvivo comprend également des enquêtes employés et des fonctionnalités de feedback pour recueillir des informations sur le personnel afin d’améliorer l’expérience collaborateur. Il inclut aussi un répertoire intelligent qui facilite la recherche des employés dans l’ensemble de l’organisation.

Fonctionnalités :

• Partage des connaissances
• Outils de collaboration
• Recherche
• Analyses
• Articles d’actualités internes
• Flux d’activités personnalisés

Tarifs :

• Business : Contactez Workvivo
• Enterprise : Contactez Workvivo

Essai gratuit :

Indisponible

3. Simpplr

Simpplr est un logiciel intranet pour les employés axé sur la communication et la collaboration internes. Il offre des fonctionnalités telles que les actualités et les blogs, la gestion de contenu et un répertoire des employés. La solution dispose également d’une application mobile permettant aux employés d’accéder aux informations et de communiquer de n’importe où.

L’intranet basé sur l’IA de Simpplr utilise l’IA générative pour mettre à jour le contenu de la base de connaissances. Il comprend un logiciel d’intégration pour aider les nouveaux employés et fournit une recherche intelligente basée sur l’IA qui apprend les préférences des employés au fil du temps. Simpplr dispose également de fonctionnalités de reporting et d’analyses afin que les utilisateurs puissent recueillir des informations sur le portail des employés.

Fonctionnalités :

• Partage des connaissances
• Outils de collaboration
• Recherche
• Analyses
• IA avancée
• Capacités de recherche intelligentes

Tarifs :

Contactez Simpplr

Essai gratuit :

14 jours

4. Freshservice for Business Teams

Freshservice for Business Teams (anciennement FreshTeam) est un logiciel de portail RH et employés de Freshworks conçu pour rationaliser les processus RH et améliorer l’engagement des employés. Il fournit une base de données des employés pour la gestion des données personnelles et un logiciel de gestion des documents pour accéder aux documents RH et les stocker. La plateforme comprend également un marché d’intégration.

Freshservice for Business Teams possède cependant quelques limites. Bien qu’il ait une marketplace d’intégrations, le logiciel de portail des employés ne dispose pas d’outils de collaboration natifs. Et même si le portail permet aux employés de trouver des informations, il ne propose pas de fonctionnalités de partage des connaissances. Les logiciels qui n’ont pas ces lacunes peuvent créer une meilleure expérience collaborateur.

Fonctionnalités :

• Recherche
• Workflows
• Système d’information des employés
• Marketplace d’intégrations
• Capacités de personnalisation
• Contrôle d’accès

Tarifs :

• Starter : 19 $ par agent et par mois
• Growth : 49 $ par agent et par mois
• Pro : 95 $ par agent et par mois
• Enterprise : 119 $ par agent et par mois

  *Les formules sont facturées annuellement.

Essai gratuit :

14 jours

5. BambooHR

Connu principalement sous le nom de logiciel RH, BambooHR offre un portail de self-service des employés et de gestion des RH. Elle permet aux employés de vérifier les demandes de congés et les cumuls, de gérer la paie et les avantages sociaux et d’accéder à des informations importantes sur l’emploi. La solution comprend des outils de recrutement avec un système de suivi des candidatures pour rationaliser le processus de recrutement et des outils d’intégration pour aider les nouvelles recrues.

BambooHR fournit une base de données sécurisée des employés pour la gestion des données RH, le partage des connaissances et les workflows automatisés. Ses outils de reporting sont fournis avec des tableaux de bord prédéfinis qui facilitent la planification des effectifs et le suivi des approbations. Les administrateurs, les responsables et les employés peuvent également personnaliser leurs tableaux de bord de reporting avec les mesures qu’ils souhaitent voir.

Fonctionnalités :

• Outils de collaboration
• Recherche
• Analyses
• Workflows
• Dossiers des employés
• Workflows et autorisations

Tarifs :

• Essentials : Contactez BambooHR
• Advantage : Contactez BambooHR

Essai gratuit :

Contactez BambooHR

6. Zoho People

Zoho People fait partie de Zoho Suite et dispose d’un portail en self-service pour les employés. Avec Zoho People, les employés peuvent gérer les tâches RH, mettre à jour les informations personnelles, créer des autorisations de profil, enregistrer leurs arrivées et leurs départs, suivre les présences et gérer les demandes de congé. Le tableau de bord permet d’afficher les annonces, les demandes d’approbation, les rapports de présence et un flux en direct qui se met à jour en temps réel.

Zoho People fournit également des répertoires à l’échelle de l’entreprise avec des coordonnées, des emplacements de sièges, des statuts et des services. Les employés peuvent également marquer leurs compétences dans le répertoire afin que d’autres employés puissent rechercher et trouver des employés ayant l’expertise nécessaire. Le logiciel fournit aussi une fonctionnalité d’intégration des employés.

Fonctionnalités :

• Partage des connaissances
• Outils de collaboration
• Recherche
• Analyses
• Workflows
• Gestion des présences
• Gestion des dépenses

Tarifs :

• Gratuit : 0 $ par mois (5 utilisateurs)
• Essential HR : 1,25 $ par utilisateur et par mois
• Professional : 2 $ par utilisateur et par mois
• Premium : 3 $ par utilisateur et par mois
• Enterprise : 4,50 $ par utilisateur et par mois
• People Plus : 9 $ par utilisateur et par mois

  *Les formules sont facturées annuellement.

Essai gratuit :

30 jours

7. Bitrix24

Bitrix24 propose un portail intranet basé sur le cloud ou sur site pour les employés. Cela signifie que les entreprises peuvent choisir si elles souhaitent que le fournisseur héberge et effectue des mises à jour du logiciel ou les héberge elles-mêmes. Il donne aux employés un accès aux documents, au partage de fichiers, à la gestion de tâches et aux outils de gestion de projet dans un emplacement centralisé.

Le portail comprend des outils sociaux et de collaboration tels que le chat, les visioconférences et les flux d’activité. La solution offre des workflows personnalisables et s’intègre à son propre logiciel de CRM (Customer Relationship Management), à des applications tierces et à des produits externes.

Fonctionnalités :

• Partage des connaissances
• Outils de collaboration
• Recherche
• Analyses
• Documents en ligne
• Chats et appels vidéos

Tarifs :

• Gratuit : 0 $ par mois (pas d’assistance client)
• Basic : 49 $ par mois
• Standard : 99 $ par mois
• Professional : 199 $ par mois
• Enterprise : 399 $ par mois

  *Les formules sont facturées annuellement.

Essai gratuit :

Non applicable

8. Happeo

Le logiciel de portail des employés de Happeo est une plateforme centralisée qui permet aux employés d’accéder aux documents et aux informations, de partager des connaissances et de collaborer en interne. La solution s’intègre à Google Workspace, ce qui permet aux utilisateurs de synchroniser leurs applications Google, comme Google Drive, Google Agenda et Google Chat.

Le portail est personnalisable. Les utilisateurs peuvent donc adapter son apparence pour qu’elle reflète leur image de marque. Happeo propose également un intranet social et un flux d’actualités similaire à un réseau social, où les employés peuvent publier des actualités et participer à des discussions.

Fonctionnalités :

• Partage des connaissances
• Outils de collaboration
• Recherche
• Analyses
• Intégration à Google Workspace
• Flux d’actualités et d’annonces

Tarifs :

• Starter : Contactez Happeo
• Growth : Contactez Happeo
• Enterprise : Contactez Happeo

Essai gratuit :

14 jours

9. Integrify

Integrify propose un portail web en self-service qui permet aux employés d’envoyer, de gérer et de suivre les demandes concernant la paie, les RH ou l’informatique. Le logiciel dispose de capacités d’automatisation des processus et des workflows, et fournit un portail personnalisable avec des modèles que les utilisateurs peuvent importer. Les utilisateurs peuvent adapter leur mise en page pour qu’elle corresponde à leur image de marque grâce à une fonction glisser-déposer conviviale.

Integrify indique que les administrateurs back-end peuvent créer des workflows et des règles d’automatisation pour acheminer les demandes et analyser les performances pour une personnalisation optimale. Integrify propose également un cadre basique de gestion des demandes employés qui permet aux utilisateurs de créer différents types de portails en self-service pour un certain type de demandes, y compris les nouveaux produits, les vacances et les nouvelles recrues.

Fonctionnalités :

• Partage des connaissances
• Recherche
• Analyses
• Workflows
• Portail de service personnalisé
• Mesures de performance du workflow

Tarifs :

• Cloud : Contactez Integrify
• Cloud amélioré : Contactez Integrify
• Autogéré : Contactez Integrify
• Automatisation Integrify : à partir de 875 $ par mois

Essai gratuit :

Contactez Integrify

10. MangoApps

MangoApps propose un logiciel de portail des employés qui combine une solution intranet moderne, des outils d’engagement des collaborateurs et des applications de productivité au sein d’une seule plateforme. MangoApps propose une intégration de système de gestion de l’apprentissage pour la formation et la conformité des employés, le suivi et le reporting, ainsi que le développement individuel. Il existe également une option d’apprentissage mobile pour le personnel en déplacement.

Les applications et intégrations supplémentaires sur la marketplace de MangoApps comprennent la gestion des tâches, une application de workflows personnalisés sans code, une application d’intégration des nouvelles recrues et une application de chat d’équipe avec messagerie instantanée. Il existe également une application de gestion des idées qui permet aux employés de partager et affiner leurs pensées, ainsi que des options pour collaborer, réfléchir en groupe et commenter sur les idées des autres.

Fonctionnalités :

• Outils de collaboration
• Recherche
• Analyses
• Workflows
• Collaboration sur les tâches
• Système d’apprentissage

Tarifs :

Contactez MangoApps

Essai gratuit :

Indisponible

Les fonctionnalités natives ou intégrées des logiciels de portail des employés peuvent créer une expérience collaborateur d’exception. Privilégiez ces puissants outils pour choisir le bon logiciel de portail des employés.

Partage des connaissances

Le partage des connaissances est sans doute l’un des éléments les plus importants dans un logiciel de portail des employés. Pour faciliter un partage efficace des connaissances, votre portail doit offrir les capacités suivantes :

• Gestion des documents :donne aux employés l’accès à un référentiel de documents avec des informations actualisées ainsi que des documents, des politiques, des procédures, des manuels et d’autres ressources RH clés.
• Gestion du contenu :permet aux utilisateurs autorisés de publier et de mettre à jour le contenu, pour que les informations les plus récentes soient facilement disponibles. Vous pouvez également intégrer des outils d’IA générative pour rationaliser le processus.
• Outils de collaboration :permet aux employés de communiquer et de partager des connaissances de manière collaborative via des outils de messagerie, des wikis, des forums ou des tableaux de discussion.

Ces outils rendent le partage des connaissances entre pairs plus efficace et permettent aux employés de s’entraider. Cela crée un environnement collaboratif et stimule l’engagement des employés.

Fonctionnalité de recherche

Les fonctionnalités de recherche aident les employés à trouver ce qu’ils recherchent en fonction de leurs indicateurs de recherche. Tout comme Google, les portails des employés permettent aux utilisateurs de saisir des mots-clés dans le champ de recherche pour que le moteur fasse apparaître les résultats les plus pertinents. Lorsqu’ils sont proposés dans le portail, le marquage et la catégorisation du contenu facilitent les recherches, tandis que les filtres aident à optimiser les résultats grâce à des critères comme le type de document, la date ou la pertinence.

Workflows

Un logiciel de portail des employés peut aider les utilisateurs à rationaliser les workflows et à automatiser les tâches. Les employés peuvent créer, attribuer et suivre les responsabilités relatives aux tâches, aux projets et à la gestion des RH. Ces responsabilités peuvent inclure des demandes de congé, des rapports, la création de contenu et bien plus. Les utilisateurs peuvent définir des alertes et des notifications pour garder un œil sur leurs tâches et responsabilités.

De plus, vous pouvez intégrer votre logiciel de portail des employés avec un CRM, un logiciel RH ou un logiciel help desk pour partager et centraliser les données et améliorer encore davantage les workflows.

Le logiciel de portail des collaborateurs peut offrir à votre entreprise et à vos employés une multitude d’avantages. Voici les plus courants.

Rationalise l’intégration des employés

Le logiciel de portail des collaborateurs est crucial pour la formation et l’intégration de nouveaux employés. Un portail convivial et facile à parcourir permet aux nouveaux employés de se former, de trouver des informations, de gérer les tâches RH et d’en apprendre davantage sur la culture d’entreprise de manière autonome.

La mise en œuvre de chatbots basés sur l’IA peut rationaliser et accélérer encore davantage le processus d’intégration. Les bots avancés formés à partir des données de votre base de connaissances peuvent faire apparaître des articles pertinents du centre d’aide, répondre aux questions fréquentes ou guider les nouveaux employés tout au long de la formation en service client et des processus d’apprentissage en ligne. Tout cela réduit la charge de travail du personnel RH, élimine les tâches administratives manuelles et permet aux entreprises d’en faire plus sans effectifs supplémentaires.

Améliore le self-service

Selon le rapport CX Trends, 37 % des agents déclarent que les clients sont souvent en colère, frustrés ou stressés lorsqu’ils ne peuvent pas accomplir eux-mêmes des tâches simples. Ce sentiment s’étend également aux employés.

Le logiciel de portail des employés permet au personnel d’effectuer des tâches courantes, de trouver des informations et de gérer leurs données personnelles de manière autonome, sans l’intervention d’un agent. Les équipes internes, comme les RH, peuvent créer une base de connaissances interne qui alimente le portail des employés, afin que les employés puissent gérer facilement leur entreprise.

Augmente l’engagement des employés

Un logiciel de portail des employés qui comprend des outils de collaboration, comme un chat en direct, un logiciel de messagerie client, des forums de discussion et des fonctionnalités sociales, permet aux employés de communiquer facilement entre eux et avec l’entreprise. Le fait de stimuler l’engagement des employés renforce l’esprit d’équipe, favorise la culture et l’inclusion sur le lieu de travail, et aide les employés à se sentir plus investis dans l’entreprise.

De plus, les portails peuvent inclure des outils d’évaluation des performances et de commentaires des employés. Des évaluations régulières de la performance et le suivi des objectifs peuvent maintenir la motivation et l’engagement des employés. De plus, certains portails comprennent des fonctionnalités pour reconnaître et récompenser les réalisations des employés. Reconnaître publiquement et récompenser les réalisations peut booster le moral, la motivation et la satisfaction collaborateur.

Désormais, vous connaissez les bases, mais il y a encore plusieurs éléments à prendre en compte afin de choisir le bon logiciel de portail des employés pour votre entreprise.

Envisagez des options de personnalisation

Dans un portail des employés, la navigation et les fonctionnalités passent avant tout, mais la personnalisation de l’apparence joue aussi un rôle clé dans l’expérience utilisateur. Adapter l’apparence et la convivialité de votre portail des employés pour correspondre à votre image de marque (y compris l’ajout de logos d’entreprise, de palettes de couleurs, de mises en page personnalisées et d’outils) crée une expérience collaborateur cohérente et professionnelle.

Privilégiez une marketplace d’intégrations robuste

L’accès à une marketplace d’intégrations robuste vous permet d’étendre les fonctionnalités de votre portail des employés. Vous pouvez connecter votre portail facilement à d’autres applications et systèmes, comme un logiciel de centre d’assistance RH, sans connaissances en codage ni l’aide de développeurs.

Par exemple, en plus des applications prédéfinies avec des fonctionnalités prêtes à l’emploi, Zendesk offre une marketplace comptant plus de 1 500 applications et intégrations API (interface de programmation d’application) tierces. Il vous permet de personnaliser votre portail pour répondre aux besoins de votre entreprise avec des applications populaires comme :

• Rippling pour la gestion de la paie et des avantages des employés
• Hubstaff pour le suivi du temps
• Zendesk WFM (anciennement Tymeshift) pour la gestion des effectifs
• Slack pour améliorer la collaboration
• Workativ Assistant pour automatiser l’assistance RH et informatique

L’ajout de ces outils à votre écosystème logiciel existant améliore l’expérience collaborateur et rationalise le flux de données.

Définissez le nombre d’employés qui ont besoin d’accès

Certaines solutions de portail des employés peuvent limiter l’accès ou baser les niveaux de tarification sur le nombre d’employés. Au moment de choisir votre système de portail des employés, il est important de prendre en compte :

• Le nombre d’employés actuels qui ont besoin d’y accéder
• Le nombre d’employés qui pourraient avoir besoin d’y accéder à l’avenir (en fonction de la croissance de l’entreprise)

Le bon logiciel de portail des collaborateurs doit évoluer en même temps que votre entreprise, aujourd’hui et à l’avenir.

Déterminez le niveau d’agilité et la facilité d’utilisation

Le bon logiciel de portail des collaborateurs doit être intuitif, facile à utiliser et vous permettre de suivre l’évolution constante du marché et des demandes des clients. Évaluez l’agilité et la convivialité du logiciel de portail pour les employés et les administrateurs.

Un logiciel facile à utiliser permet aux employés d’intervenir dès le premier jour, de parcourir facilement le portail et de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin. Zendesk, par exemple, propose un logiciel flexible avec des fonctionnalités prêtes à l’emploi, également faciles à personnaliser, avec des options low-code et glisser-déposer.

Tenez compte du délai de rentabilisation et du coût total de possession

Une mise en œuvre rapide et fluide de votre portail collaborateur vous permet d’offrir à vos employés une expérience en self-service exceptionnelle sans délai. Lorsqu’ils sont combinés aux bonnes intégrations, les logiciels prêts-à-l’emploi aident les entreprises à obtenir un délai de rentabilisation plus rapide tout en déployant un logiciel évolutif qui se développe avec votre entreprise. Il permet également de réduire les coûts à long terme, ce qui se traduit par un faible coût total de possession.

Mais le coût total de possession de votre logiciel de portail collaborateur ne se limite pas aux coûts d’abonnement. Tenez compte des dépenses supplémentaires ou cachées, comme les frais de maintenance continue, d’assistance ou de mise à niveau. De plus, si votre logiciel ne répond plus à vos besoins ou attentes, son remplacement engendrera des coûts supplémentaires.