Un CRM pour mieux gérer votre association

Cela fait des années que vous gérez une association et vous avez l’impression de bien vous en sortir avec des fichiers Excel.

Ce n’est malheureusement qu’une impression. Il y a fort à parier que vos fichiers ne sont pas parfaitement à jour et que vous n’avez pas un accès immédiat aux informations dont vous avez besoin. Car, selon toute vraisemblance, elles se trouvent un peu partout, sur les ordinateurs des membres de votre association, dans des e-mail ou des disques durs externes. Autant dire que les retrouver va vous prendre un peu de temps.

Donc le premier avantage d’un CRM pour association est là : il centralise vos données de contact et vous donne un accès immédiat à tout ce que vous cherchez, adhérents, bénévoles, donateurs, partenaires.

Le deuxième avantage est lié à la législation et plus précisément à un règlement entré en application en 2018, le fameux RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données). Concrètement, il vous oblige à stocker les données de vos contacts sur une plateforme unique et sécurisée, hébergée dans l’Union Européenne. Vos fichiers Excel sont peut-être bien en Europe mais pour la sécurité, il faudra repasser. D’autant que vos contacts doivent pouvoir avoir accès à leurs données à tout moment. Cela implique donc d’avoir recours à un logiciel qui protège ces données tout en les rendant accessibles. Pas simple à réaliser sans logiciel CRM.

Le troisième avantage découle du premier : en ayant toutes les données de contact sous la main en permanence, vous améliorez la communication de votre association. Cela peut par exemple se traduire par la relance d’un adhérent qui tarde à régler sa cotisation ou celle d’un donateur qui s’était engagé à donner et ne donne plus de nouvelles. Cela permet aussi d’envoyer des messages à tous, les informer de l’actualité de votre association et de maintenir un lien précieux avec tous.

Le premier critère à prendre en compte est la facilité d’utilisation. S’il faut un doctorat en IT pour faire fonctionner votre CRM, il est urgent d’en changer ! Les personnes qui seront amenées à l’utiliser peuvent être plus ou moins à l’aise avec les outils informatiques donc il faut aller au plus simple. C’est d’autant plus vrai que vous pouvez avoir des changements de personnel dans votre association et que les nouveaux arrivants doivent être immédiatement opérationnels : moins de temps passé à les former = plus de productivité.

Il convient ensuite d’être bien clair sur les attentes de votre association. Cela passe par un certain nombre de questions que vous devez vous poser pour être sûr de choisir le CRM le mieux adapté. Voulez-vous envoyer des newsletters à vos contacts ? Souhaitez-vous importer des contacts (de vos fichiers Excel par exemple) ? Avez-vous besoin de champs personnalisés ? Pensez-vous organiser des événements avec inscription en ligne ? Le CRM permet-il aux adhérents de payer leur cotisation en ligne ? Voulez-vous éditer des reçus fiscaux ? Pensez-vous connecter votre CRM à un logiciel de comptabilité ? Comptez-vous envoyer des devis ou des factures via le logiciel choisi ? Envisagez-vous de gérer plusieurs antennes de votre association avec des droits différenciés ? Comme vous le voyez, ce ne sont pas les questions qui manquent et c’est en apportant une réponse à chacune d’entre elles que vous définirez précisément le type de logiciel CRM dont vous avez besoin.

Se pose ensuite la question du prix. Le budget de votre association est très certainement limité et vos coûts doivent être maîtrisés. Imaginez le nombre d’utilisateurs que votre CRM doit intégrer aujourd’hui mais projetez-vous aussi dans un futur où ce nombre aura beaucoup augmenté. Les coûts de fonctionnement de votre CRM suivront-ils la même courbe. Pas forcément si vous avez bien anticipé les choses.

Le dernier point à considérer dans le choix de votre CRM est d’ordre existentiel : devez-vous choisir un logiciel CRM généraliste ou spécialisé. Là encore le choix dépendra des réponses apportées aux questions précédentes. Les deux types de logiciel ont des avantages et des inconvénients. Plus votre logiciel est spécialisé, plus il sera performant sur les domaines traités mais fera l’impasse sur d’autres. S’il est généraliste, il couvrira plus de fonctions tout en étant moins performant. Et les logiciels CRM comme tout produit IT nécessitent des investissements importants de la part des fabricants pour être performants. Ça tombe bien, Zendesk est une grande entreprise comptant plus de 5 000 collaborateurs à travers le monde. Cela nous donne les moyens de concevoir des logiciels CRM qui donneront entière satisfaction à votre association.

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